Aturan Dasar Protokol IV

Diterima Pejabat Tinggi

Diterima pejabat tinggi alias audensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dalam benak anda. Lakukan langkah sebagai berikut.

• Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audensi ini.
• Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima
• Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol.
• Datalah nama masing - masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi
• Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis diatas kertas berkop organisasi. Masukkan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tujukan kepada pejabat yang bersangkutan.

Saat Audensi

• Datanglah setengah jam lebih awal.
• Isilah buku tamu yang disediakan
• Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut.
• Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu.
• Dilarang keras merokok.
• Masuklah keruangan dengan dipimpin ketua rombongan
• Ketua berdiri didekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.
• Saat diajak berbicara ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu.
• Ketua harus membahas iti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota.

Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabatuntuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atau “menodong”

Usai Audensi

• Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi-bagikan pada wartawan.
  
• Segeralah membuat ucapan terimakasih kepada pejabat yang telah menerima.
  
• Serahkan surat tsb dua hari setelah acara audensi selesai kepada petugas protokol.
• Jangan lupa mengucapkan terimaksih kepada semua pihak yang membantu terlaksananya audensi